ỨNG DỤNG SƠ ĐỒ GANTT TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN

Tháng Sáu 18, 2012 lúc 5:50 chiều | Posted in Uncategorized | Để lại bình luận

Nguyễn Thị Oanh

Nguyễn Tuấn Dương

Giảng viên Bộ môn Nghiệp vụ – Cơ sở II

Những năm trở lại đây, phong trào nghiên cứu khoa học của sinh viên trường Đại học Ngoại thương nói riêng và của sinh viên nói chung đã có những tín hiệu khởi sắc. Bằng chứng là có nhiều nhóm sinh viên thực hiện nghiên cứu khoa học (NCKH) với nhiều đề tài ý nghĩa, mang tính thực tiễn cao. Việc NCKH ngay khi còn ngồi trên giảng đường đại học là một việc hết sức quan trọng bởi nó giúp sinh viên trau dồi kiến thức, bên cạnh đó rèn luyện khả năng tư duy, nghiên cứu, tinh thần làm việc nhóm, tính kỷ luật và tinh thần trách nhiệm.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy đã có các nhóm sinh viên gặp không ít khó khăn trong quá trình thực hiện đề tài NCKH. Một trong những khó khăn mà sinh viên gặp phải đó chính là vấn đề quản lý thời gian của việc thực hiện đề tài. Các bạn sinh viên thường không có một kế hoạch làm việc cụ thể với những công việc chi tiết dẫn đến bị động trong việc nghiên cứu và xử lý các công việc phát sinh. Bên cạnh đó, việc bố trí và phân công công việc không hợp lý dẫn đến không tận dụng hiệu quả quỹ thời gian thường xuyên xảy ra. Thậm chí, có nhiều nhóm sinh viên không kịp thời hạn nộp đề tài hoặc chậm trễ tiến độ thực hiện nên phải tạm dừng nghiên cứu đề tài mặc dù có thể đã thực hiện được một phần đề tài. Việc này làm hao phí thời gian và công sức của các bạn rất nhiều.

Để có thể giúp các bạn sinh viên có thể sử dụng một cách hiệu quả thời gian và công sức trong việc thực hiện đề tài NCKH, chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn một công cụ đơn giản, dễ thực hiện nhưng rất hữu dụng đó chính là Sơ đồ Gantt. Bài viết này hy vọng sẽ giúp các bạn sinh viên ứng dụng sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học.

I. Giới thiệu lý thuyết về sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất nhưng vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án (việc thực hiện một đề tài NCKH cũng có thể xem là một dự án). Nó biểu diễn thời gian thực hiện các nhiệm vụ trong dự án, giúp cho các nhà quản lý dự án theo dõi và quản lý công việc chơn chu hơn.

Nhìn vào biểu đồ Gantt, người quản lý dự án, cũng như các thành viên thực hiện dự án biết được:

• Trình tự thực hiện mỗi nhiệm vụ;

• Tiến độ dự án: biết được mình đã làm được gì và tiếp tục phải thực hiện công việc đó thế nào, bởi vì mỗi công việc được giao phải hoàn thành trong thời gian đã định;

• Thấy sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc.

Trong sơ đồ Gantt:

•  Các công tác được biểu diễn trên trục tung.

• Thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành – đó là những đoạn thẳng nằm ngang có độ dài nhất định chỉ thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện, thời điểm kết thúc.

Các bước cơ bản khi tiến hành xây dựng sơ đồ Gantt:

-         Định nghĩa các hoạt động;

-         Tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành công việc cho mỗi hoạt động, tùy thuộc vào khối lượng công việc, nguồn lực cho phép, tổng thời gian để hoàn thành;

-         Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động;

-         Vẽ lịch thực hiện đề tài (mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang theo trục hoành thời gian);

-         Điều chỉnh thời gian các tất cả các công việc cho đến khi hoàn thành lịch trình (sắp xếp các hoạt động sao cho thời điểm hoàn thành của chúng không vượt quá thời điểm hoàn thành đề tài đã được định trước).

Ví dụ: Một công việc X được thực hiện trong 15 tuần, bao gồm 6 nhiệm vụ với các thông tin chi tiết sau:

STT

Nhiệm vụ

Mô tả

Phụ trách

Nhiệm vụ trước

Thời gian (Tuần)

1

A

Công việc 1

An

-

2

2

B

Công việc 2

Thắng

-

3

3

C

Công việc 3

Lan

A

2

4

D

Công việc 4

Hoa

B

4

5

E

Công việc 5

Thắng

C

4

6

F

Công việc 6

An

C

3

7

G

Công việc 7

Hoa

D, E

5

8

H

Công việc 8

Lan

F, G

2

Chúng ta sẽ thể hiện trên sơ đồ Gantt như sau:

TT

Công tác                

Phụ trách

Thời gian tuần)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1 A – Công việc 1

An

                             
2 B – Công việc 2

Thắng

                             
3 C – Công việc 3

Lan

                           
4 D – Công việc 4

Hoa

                             
5 E – Công việc 5

Thắng

                             
6 F – Công việc 6

An

                             
7 G – Công việc 7

Hoa

                             
8 H – Công việc 8

Lan

                             

Sơ đồ 1: Sơ đồ Gantt theo phương thức triển khai sớm

 

TT

Công tác                

Phụ trách

Thời gian tuần)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1 A – Công việc 1

An

                           
2 B – Công việc 2

Thắng

                             
3 C – Công việc 3

Lan

                             
4 D – Công việc 4

Hoa

                           
5 E – Công việc 5

Thắng

                             
6 F – Công việc 6

An

                             
7 G – Công việc 7

Hoa

                             
8 H – Công việc 8

Lan

                             

Sơ đồ 2: Sơ đồ Gantt theo phương thức triển khai chậm

* Chú thích:

Đường Gantt: là đường dài nhất mà bất cứ sự chậm trễ của các nhiệm vụ trên đường Gantt đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án

Đường không Gantt: Các nhiệm vụ trên đường không Gantt có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án.

Trên 2 sơ đồ trên, ta nhận thấy rằng các nhiệm vụ A-C-E-G-H nằm trên đường Gantt. Các nhiệm vụ B-D-F không nằm trên đường Gantt và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Do đó, ta có thể sắp xếp các nhiệm B-D-F theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm.

-         Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm trong khả năng có thể miễn là không ảnh hưởng tới các công việc trước đó (Sơ đồ 1);

-         Với phương thức triển khai chậm, các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án (Sơ đồ 2).

Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu một nhiệm vụ trong hai sơ đồ (đường        ) được gọi là thời gian dự trữ.

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý thời gian cho dự án rất đơn giản, dễ xây dựng, giúp nhà quản lý cũng như các thành viên dễ dàng nhận biết các công việc, thời gian và trình tự của các công việc cũng như thấy rõ tổng thời gian thực hiện dự án.

II. Ứng dụng sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch thực hiện đề tài NCKH của sinh viên

Quá trình thực hiện một đề tài NCKH cũng có thể xem là quá trình thực hiện một dự án. Dựa vào thông tin về các mốc thời gian của cuộc thi sinh viên NCKH trường Đại học Ngoại thương, bài viết sẽ xây dựng kế hoạch thực hiện một đề tài NCKH. Trải qua các bước thực hiện như hướng dẫn ở phần lý thuyết ở trên, bài viết sẽ trình bày 2 phương án ứng dụng sơ đồ Gantt để lập kế hoạch thực hiện đề tài NCKH của sinh viên: dạng nhóm công việc chính và dạng công việc chi tiết.

Thời gian bắt đầu: 24/2

Thời gian nộp đề cương chi tiết: 24/3

Thời gian nộp đề tài: 15/7

Đề tài có đặc điểm sử dụng phương pháp khảo sát thực tế.

Dạng 1: Dạng nhóm công việc chính

Sau khi định nghĩa các hoạt động, tính toán thời gian và xác định mối liên hệ các công việc, ta có bảng tổng hợp sau:

 

Bảng 1: Các nhóm công việc chính trong quá trình thực hiện đề tài NCKH

Mã công việc

Công việc

Công việc trước

Chịu trách nhiệm chính

Thời gian thực hiện (ngày)

Khởi đầu

Kết thúc

G1

Lên ý tưởng và thực hiện đề cương chi tiết

A

37

24-02

31-03

G2

Lập bảng phân công công việc.

A

Linh hoạt

24-02

G3

Khảo sát và xử lý kết quả khảo sát

G1

C

49

01-04

19-05

G4

Viết chương 1

G1

B

20

01-04

20-04

G5

Viết chương 2 – Phần 1 (dựa trên tài liệu và cơ sở lý luận chương 1)

G4

A

15

21-04

05-05

G6

Viết chương 2 – phần 2 (dựa trên kết quả khảo sát)

G3

C

15

20-05

03-06

G7

Viết chương 2 – phần 3 tổng hợp và đánh giá

G5

G6

A

7

04-06

10-06

G8

Thảo luận đề xuất giải pháp và viết chương 3

G7

B

17

11-06

28-06

G9

Tổng hợp nội dung nghiên cứu và hiệu chỉnh hình thức.

G8

C

5

29-06

02-07

G10

In ấn, chỉnh sửa theo yêu cầu và nộp bài cho Ban tổ chức

G9

A

12

03-07

15-07

 

Sau đó, dựa vào công cụ Chart trong phần mềm Excel để vẽ sơ đồ Gantt (xem clip hướng dẫn cách vẽ tại http://www.tinhoc365.com/tin-hoc-van-phong/ms-excel/213-tao-bieu-do-gantt-trong-excel.html) hoặc có thể vẽ thủ công.

 

Đường Gantt

Dạng 2: Dạng công việc chi tiết

Dựa vào các nhóm công việc và chi tiết thời gian theo kế hoạch của cuộc thi để xây dựng kế hoạch với các công việc chi tiết như sau:

Mã công việc

Công việc

Công việc trước

Chịu trách nhiệm chính

Thời gian thực hiện (ngày)

Khởi đầu

Kết thúc

X1

Họp nhóm lên ý tưởng và thống nhất hướng, phạm vi nghiên cứu

ABC

3

24-02

26-02

X2

Thu thập tài liệu ban đầu (Internet, Sách báo, tạp chí, tài liệu có liên quan,…)

X1

Cả nhóm

7

27-02

04-03

 

 

Mã công việc

Công việc

Công việc trước

Chịu trách nhiệm chính

Thời gian thực hiện (ngày)

Khởi đầu

Kết thúc

X3

Tổng hợp tài liệu, đặt tên đề tài. Viết đề cương chi tiết.

X2

Cả nhóm

5

05-03

09-03

X4

Nộp đề cương chi tiết cho GVHD

X3

A

1

10-03

10-03

X5

Đợi GVHD sửa đề cương chi tiết

X4

7

11-03

17-03

X6

Sửa đề cương chi tiết theo ý kiến của GVHD và nộp lại

X5

A

2

18-03

19-03

X7

GVHD sửa đề cương chi tiết lần 2

X6

A

3

20-03

22-03

X8

Sửa đề cương chi tiết và nộp về cho Ban tổ chức

X7

A

2

23-03

24-03

X9

Đợi duyệt đề cương chi tiết từ Ban tổ chức

X8

7

25-03

31-03

X10

Và lập bảng phân công công việc.

A

Linh hoạt

24-02

X11

Thiết kế bảng câu hỏi

X9

B

2

01-04

02-04

X12

Chọn mẫu

X11

C

3

03-04

05-04

X13

Thực hiện khảo sát.

X12

Cả nhóm

30

06-04

05-05

X14

Xử lý số liệu.

X13

B

2

06-05

07-05

X15

Rút ra kết quả khảo sát.

X14

A

7

08-05

14-05

X16

Tổng hợp và đánh giá kết quả khảo sát

X15

C

5

15-05

19-05

X17

Viết chương 1

X9

B

20

01-04

20-04

X18

Viết chương 2 – Phần 1 (dựa trên tài liệu thứ cấp và cơ sở lý luận chương 1)

X17

C

15

21-04

03-06

 

Mã công việc

Công việc

Công việc trước

Chịu trách nhiệm chính

Thời gian thực hiện (ngày)

Khởi đầu

Kết thúc

X19

Viết chương 2 – phần 2 (dựa trên kết quả khảo sát)

X16

A

15

20-05

03-06

X20

Viết chương 2 – phần 3 tổng hợp và đánh giá

X19

X18

A

7

04-06

10-06

X21

Thảo luận đề xuất giải pháp

X20

A

3

11-06

13-06

X22

Viết chương 3

X21

B

15

14-06

28-06

X23

Tổng hợp nội dung nghiên cứu và hiệu chỉnh hình thức.

X22

C

5

29-06

02-07

X24

In ấn và Nộp đề tài về cho Ban tổ chức lần 1

X23

A

2

03-07

04-07

X25

Đợi yêu cầu chỉnh sửa từ phía Ban tổ chức

X24

7

05-07

11-07

X26

Chỉnh sửa theo yêu cầu của Ban tổ chức

X25

A

2

12-07

14-07

X27

In ấn hoàn chỉnh và nộp bài cuối cùng

X26

A

1

14-07

15-02

 

Sau đó, dựa vào công cụ Chart trong phần mềm Excel để vẽ sơ đồ Gantt (có thể vẽ thủ công)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  Đường Gantt

 

Việc sử dụng sơ đồ Gantt để lập kế hoạch thực hiện đề tài NCKH không quá phức tạp mà khá đơn giản và dễ thực hiện. Các bạn sinh viên chỉ phải bỏ ra khoảng 1 – 2 ngày để thực hiện việc lập kế hoạch nhưng sử dụng và quản lý thời gian thực hiện đề tài trong suốt quá trình hơn 5 tháng. Điều này hết sức có ích và khoa học, dựa vào sơ đồ Gantt các bạn sẽ luôn chủ động trong việc nghiên cứu và học tập. Tùy theo mỗi đề tài và đặc điểm của từng nhóm mà thứ tự công việc và mối liên hệ của công việc sẽ khác nhau, phương thức triển khai sớm hay chậm. Các bạn cũng có thể sử dụng thêm các màu sắc, hình ảnh để làm cho sơ đồ thêm trực quan sinh động để dễ theo dõi.

Trong bất kỳ công việc nào từ học tập, công việc cho đến cuộc sống, việc lập kế hoạch cũng là hết sức cần thiết. Bởi lẽ, kế hoạch chính là cơ sở để triển khai, thực hiện và kiểm soát việc thực hiện dự án. Trên đây là chỉ là một trong số các công cụ được sử dụng để quản lý dự án. Hy vọng rằng với công cụ Sơ đồ Gantt này sẽ giúp các bạn sinh viên có thể sử dụng thời gian của mình thật hiệu quả trong việc nghiên cứu khoa học cũng như học tập để có thể đạt được những kết quả cao nhất.

 

Tài liệu tham khảo:

1. TS. Nguyễn Văn Nghiến (2008), Quản trị sản xuất và tác nghiệp, NXB Giáo Dục, Hà Nội.

2. Tin học 365 (10/10/2011), Tạo biểu đồ Gantt trong Excel, http://www.tinhoc365.com/tin-hoc-van-phong/ms-excel/213-tao-bieu-do-gantt-trong-excel.html

About these ads

TrackBack URI

Tạo một website miễn phí hoặc 1 blog với WordPress.com. | The Pool Theme.
Entriesphản hồi feeds.

Theo dõi

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: