10 LƯU Ý TRƯỚC KHI ĐI THỰC TẬP GIỮA KHÓA – GỬI K50

Tổng hợp, bổ sung cùng với bài “Chia sẻ về Thực tập giữa khóa với K49 FTU2” của Vương Tuấn Vũ (K48) đăng trên facebook ngày 29 Tháng 5 2013 lúc 0:22

Mặc dù thực tập giữa khóa chỉ chiếm 3 tín chỉ như một môn học bình thường thôi nhưng một số bạn không khỏi lo lắng. Bài viết dưới đây muốn chia sẻ vài điều dựa trên kinh nghiệm và sự hiểu biết của cá nhân những người viết về việc thực tập giữa khóa như một lời nhắn gửi đến các bạn K50 chuẩn bị đi thực tập giữa khóa. Bài viết hoàn toàn mang tính chia sẻ của các anh đi trước chứ không phải tài liệu tham khảo.

Dành 10 phút để đọc chắc cũng sẽ có chút gì để lại.

Ảnh

1. Thái độ: Các bạn sinh viên cần xác định đúng THÁI ĐỘ của mình trước khi đi thực tập. Đây chính là ngọn nguồn của mọi vấn đề sau này. Bạn đi thực tập để đối phó, để cho qua, để được điểm cao hay để có cơ hội cọ xát thực tế, thử thách bản thân, để trải nghiệm và kiểm chứng những gì đã học, và xem mình có phù hợp với những công việc thực tiễn không.?  Quan điểm cá nhân, các bạn nên trân trọng cơ hội này và có THÁI ĐỘ PHÙ HỢP đối với việc đi thực tập giữa khóa và báo cáo của mình. Điều này tránh bạn trở thành gánh nặng cho đối tượng khác. Hãy xem đây là một cơ hội thực sự để trưởng thành.

2. Đọc kỹ các văn bản hướng dẫn, thông báo chính thức: Các bạn cần đọc kỹ, thậm chí nằm lòng các quy định, thông báo về các mốc thời gian. Những thông báo này sẽ được gửi đến cho các bạn thông qua giáo viên hướng dẫn hoặc dán ở bảng thông báo trước Bộ môn Nghiệp vụ phòng A206. Tuyệt đối không để rơi vào tình trạng bị động dạng như “hình như là…”, “nghe nói là…”.

3. Công ty thực tập: Các bạn đừng chủ quan với vấn đề này. Các bạn cần chuẩn bị công ty kiến tập từ khi vào năm ba. Và cũng tùy theo thái độ (vấn đề 1) mà chọn đơn vị thực tập. Tuy nhiên nếu có thái độ đúng thì nên thực tập ở những đơn vị có quy mô vừa phải, có hoạt động trên 3 hoặc 5 năm, hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, vận tải, logistics, các công ty có hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu có công ty của gia đình hoặc người quen trong gia đình hoạt động ở lĩnh vực này thì rất tốt. Một số bạn sẽ xem đây là cơ hội để tự “sales” bản thân với những công ty hoàn toàn không quen biết. Tại sao không?

 

4. Người hướng dẫn khoa học (Giáo viên hướng dẫn) là ai và họ làm những gì?

Đối với thực tập giữa khóa ở FTU2, Người HDKH sẽ được Bộ môn nghiệp vụ phân công và thông báo đến sinh viên khoảng 1 tuần trước khi gặp lần đầu tiên. Các bạn cần nhớ rõ học hàm, học vi, họ và tên thầy cô. Email, điện thoại, thời gian và địa điểm gặp mặt lần đầu tiên. Các bạn nên ghi chép lại cẩn thận hoặc dùng smartphone để chụp lại.

– Người HDKH sẽ là người duyệt xem vấn đề bạn viết có thích hợp hay không và cũng là người cho điểm Báo cáo của bạn. Đồng thời trong suốt quá trình thực tập và viết báo cáo của bạn, Người HDKH sẽ giúp bạn chỉnh sửa, góp ý cho nội dung không phù hợp…

– Thông thường về quy trình làm việc, khi có danh sách phân công sẽ kèm theo lịch hẹn gặp lần đầu với giáo viên. Sau đó, giáo viên sẽ có thể gặp tiếp tục để sửa bài, hoặc sửa qua email, thông qua bản cứng nộp cho nhóm trưởng, gặp trực tiếp từng người… (Tùy giáo viên mà sẽ có cách làm việc khác nhau).

5. Cách làm việc với Người hướng dẫn khoa học

– Mọi người nên chuẩn bị tên công ty mình sẽ thực tập và nội dung vấn đề dự kiến sẽ viết trước khi đến gặp giáo viên. Như vậy sẽ giúp bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp với giáo viên.

– Thông thường, các thầy/cô đều gửi cho sinh viên 1 file hướng dẫn nội dung, hình thức của báo cáo… và lời khuyên của mình là các bạn nên tuyệt đối tuân thủ theo file đó. Đọc kỹ các nội dung đã được hướng dẫn và làm theo, phải hỏi thầy cô nếu những điểm nào được hướng dẫn chưa rõ ràng, tuy nhiên tránh hỏi những vấn đề đã có do đọc không kỹ. Tránh những câu hỏi “ngô nghê” đến mức người đối diện thắc mắc bạn là sinh viên năm 3?

– Trong quá trình viết báo cáo, nên tuân thủ đúng theo các deadline mà giáo viên đã đưa ra. Nếu có vấn đề phát sinh (bất khả kháng) và hết sức hợp lý thì mạnh dạn xin phép thầy cô. Tuy nhiên, những lý do như em bận về quê, em bận đi làm, máy bay bị delay ông anh họ của bạn hàng xóm đám hỏi,… thì đều được coi là không hợp lý,…

– Nếu gặp khó khăn trong việc tìm công ty thực tập thì hãy mạnh dạn nói với giáo viên của mình để được giúp bạn bằng cách giới thiệu công ty hoặc hỏi giùm. Đồng thời, trong quá trình viết nếu như gặp khó khăn như không tìm được số liệu, không biết viết thế nào… thì cứ mạnh dạn liên lạc với giáo viên qua email để trình bày hoặc xin phép gặp trực tiếp.

– Khi email cho thầy cô nên tuân thủ theo đúng các chuẩn mực viết email, giới thiệu đầy đủ bạn là ai, bạn cần gì, tránh viết những câu thiếu kính ngữ, không có tên thư (title), viết mail không dấu.

– Cần có thái độ lễ độ, đúng mực khi gặp giáo viên hướng dẫn (hoặc các giáo viên, người lớn). Điều này thể hiện văn hóa ứng xử (Tuyệt đối không được gọi thầy cô bằng tên trống không!).

– Trong trường hợp phải đợi giáo viên hay giáo viên có đổi lịch đột xuất thì hãy cũng hết sức bình thường vì chúng ta đang đi học, đi tìm kiến thức. Và hãy tin rằng, thầy cô đang bận việc đột xuất hoặc đang chưa thể kết thúc công việc trước đó.

– Là chúng ta làm việc với giáo viên của mình, thì chắc chắn ý nghĩa của người đó cũng rất quan trọng, có thể coi sản phẩm báo cáo là “đứa con chung” của người viết và người hướng dẫn. Do vậy, khi nhận kết quả hoặc khi có gì đó thì các bạn cũng nên nhắn tin, email cảm ơn, thông báo cho thầy cô biết với nhé. Cho dù kết quả là cao hay thấp hoặc do chính người đó chấm. Mình nói vậy, không phải mong muốn các bạn làm thủ tục qua loa để làm gì nha mà quan trọng là xuất phát từ cái tâm nha mọi người. Đừng mặc định rằng giáo viên sẽ biết trước. Thực sự, sau mỗi đợt khóa luận, thực tập, báo cáo giữa khóa, một số giáo viên không khỏi chạnh lòng trước sự vô tâm thậm chí thực dụng của sinh viên. Các bạn có lẽ bận quá nên lúc đó không có thời gian viết email hoặc nhắn tin cho thầy cô. Dù có thể trước đó sẵn sàng nhắn tin, gọi điện lúc 12h trưa hoặc 12h đêm nếu báo cáo có trục trặc.

6. Thời gian thực tập là bao lâu và bạn sẽ làm gì trong thời gian đó?

Thời gian thực tập là 03 tuần trong tháng 6.

Có những dạng khác nhau khi chúng ta đi “thực tập giữa khóa”, mình thì biết có những kiểu thế này (có thể chưa đủ)

6.1. Đi làm đúng thời gian cho phép của trường. Thường là ở các công ty nho nhỏ, các công ty giao nhận be bé. Các bạn sẽ đi làm đúng theo thời gian của nhà trường trên giấy giới thiệu. Kết thúc tầm 3 tuần, công ty sẽ đóng cho cái dấu vào báo cáo kiến tập.

6.2. Đi làm nhiều hơn thời gian cho phép của trường. Ở một số công ty hoặc ngân hàng lớn hơn thì việc nhận thực tập trong vòng 3 tuần là điều không tưởng (trừ quen biết) nên họ sẽ yêu cầu bạn đi làm dài hơn 1, 2 hoặc đến 3 tháng. Với những bạn thích đi làm để trải nghiệm thì cứ đi thôi. Nhưng nhớ báo cáo vẫn phải nộp đúng thời hạn theo quy định của nhà trường để tránh bị trừ điểm.

6.3. Không đi làm, ở nhà phè phỡn, chỉ xin số liệu và viết báo cáo. Đây là kiểu khá thực dụng nhưng cũng có khá nhiều bạn áp dụng, căn bản là do quen biết nên các bạn không đến công ty, chỉ xin các số liệu liên quan đến bài của mình rồi về nhà viết. Đến lúc nộp thì mang tới cho họ ký. (Cái này phụ thuộc vào thái độ ở phần 1).

7. Cách tìm công ty thực tập.

Để tìm được công ty thực tập, nếu các bạn có quen biết anh/chị nào đó trước thì dễ, nếu không có nữa thì có thể lên một số trang web đăng tuyển thực tập như trang internship (trang này thường tuyển thực tập dài hạn nhưng bạn cũng có thể email tới họ để xin xem thế nào), ngoài ra nếu bí quá các bạn có thể đi một dọc các công ty giao nhận ở D2, Ung Văn Khiêm hoặc lên khu gần sân bay, rồi bay vào thôi, thường các công ty đó khá nhỏ nên họ sẽ nhận ngay một “tay giúp việc” mới😀

8. Viết vấn đề gì và viết như thế nào?

Đây là vấn đề mà chắc chắn các thầy cô của các bạn sẽ hướng dẫn chi tiết trong file hoặc thông qua gặp mặt trực tiếp nên mình cũng không dám “múa rìu qua mắt thợ”, mình sẽ chia sẻ với các bạn một số điểm như sau:

Trước khi viết: Phải đọc ít nhât 03 bài báo cáo giữa khóa của các khóa trên đã đạt kết quả cao. (Đừng hỏi làm sao mà có. Cái đó bạn phải tự trả lời!)

Phải viết dựa trên đề cương chi tiết đã được giáo viên hướng dẫn đồng ý. Tuyệt đối không được sáng tạo, tự suy luận và cho rằng mình hợp lý.

Trong khi viết: Cần bám sát đề cương và xác định mình viết nội dung gì. Đọc lại cách viết văn nghị luận lớp 12. Cách viết theo dạng quy nạp, diễn dịch hay tổng phân hợp. Mỗi đoạn đề phải có 1 ý chính.

– Vấn đề chính mà các bạn sẽ viết trong chương/phần 2 là một hoạt động hoặc một quy trình nào đó trong công ty thực tập mà nó phải thuộc nhóm vấn đề có yếu tố nước ngoài, thuộc một trong các môn học chuyên ngành đã

Mình ví dụ một số vấn đề cụ thể như:

– Tình hình hoạt động xuất/nhập khẩu mặt hàng A, B, C của Công ty X. Đây là một dạng báo cáo vô cùng phổ biến đặc biệt với các bạn học QTKDQT và đi thực tập ở một công ty có xuất nhập khẩu. Công ty đó có thể kinh doanh nhiều mặt hàng, các bạn làm chung công ty có thể lựa chọn những mặt hàng khác nhau để phân tích.

– Hoạt động tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng trong xuất/nhập khẩu của công ty; Hoạt động thanh toán quốc tế bằng phương thức A, B, C của Ngân hàng, công ty.

– Một quy trình nghiệp vụ nào đó trong các môn đã học theo từng chuyên ngành như Quản trị nguồn nhân lực, Vận tải, Bảo hiểm, Thanh toán, Pháp luật KDQT, Pháp luật KTĐN….

Ví dụ: Nghiệp vụ thanh toán bằng L/C trong hoạt động nhập khẩu của Công ty A, Quy trình nhập khẩu mặt hàng A, C (bằng đường X, Y),…

Báo cáo thực tập giữa khóa quy định từ 20-25 trang nội dung. Chính vì vậy các bạn không nên làm thừa hay thiếu. Cần chi tỷ trọng giữa các chương sao cho phù hợp. Thường là 1 – 7 – 10 – 6 – 1(1 trang lời mở đầu, 7 trang chương 1, 10 trang chương 2, 7 trang chương 3 – 1 trang kết luận.

 9. Vấn đề hình thức:

Hình thức là biểu hiện của nội dung.

– Nên chỉnh chu “từng chút một” cho phần hình thức của bài báo cáo, vì điều này tạo ra ấn tượng đầu tiên với người chấm. Với chính chúng ta cũng vậy, cầm trên tay một bài làm đúng chuẩn và đẹp về hình thức cũng đã thích thú hơn dù chưa biết nội dung nó thế nào. Đối với các tiêu đề mục, tiêu đề bảng, trích dẫn nguồn… phải làm logic với nhau và đúng quy định trong file hướng dẫn của thầy cô. Đối với ngôn từ trong bài phải mang tính khoa học, không biểu cảm. Các lỗi nhỏ nhỏ như không để một đề mục bơ vơ một mình ở cuối trang; không để một bảng, biểu bị cắt thành hai trang; không để một, hai chữ bị rớt xuống một dòng cũng đáng lưu ý.

– Việc kiểm tra lỗi chính tả của bài báo cáo cũng hết sức quan trọng, chỉ cần có gặp đâu đó một vài từ bị sai chính tả thì người đọc đã có “định kiến” là bài viết “bị lỗi chính tả”. Nên in ra ít nhất 2 lần và nhờ những người khác giúp mình đọc, vì đọc trên máy và chính mình đọc thì rất khó để tìm thấy lỗi (vì chủ quan ta hay nghĩ mình đã làm đúng rồi).

– Đối với tờ nhận xét của công ty, nhất thiết công ty phải đóng dấu tròn, đỏ. Nên xin công ty xác nhận khoảng 1, 2 tờ để phòng trường hợp xảy ra sự cố bị hư, rách… Nên xin công ty xác nhận trước hạn nộp khoảng vài hôm. Đừng để tới sát ngày rồi mới xin, nhỡ hôm đó người giữ con dấu vắng mặt thì nguy.

– Nếu giáo viên hẹn sửa trực tiếp thì các lần sửa sau, nhớ mang theo bản sửa lần trước, vì đó là cơ sở để xem thử bạn có làm theo yêu cầu của các thầy cô hay chưa. Không được tự mặc định “em rất ấn tượng” thầy cô sẽ thuộc báo cáo và nhớ em như chính em.

– Khi giáo viên ký nộp, tùy từng thầy cô, mà có thể ký cho riêng từng bạn hoặc ký cho cả nhóm thông qua nhóm trưởng. Nhưng phải lưu ý là xem thử là thầy cô đã ghi “Đồng ý cho nộp” (hoặc nội dung tương tự) hay chưa. Vì có như vậy thì báo cáo mới được nộp một cách hợp lệ. Điều có vẻ đơn giản, nhưng nếu không thực hiện được thì sẽ dẫn đến hệ lụy nghiêm trọng. Một trường hợp đã rơi vào trường hợp này, sau đó phải làm đơn, giải trình, qua rất nhiều người, cuối cùng mới được ghi nhận điểm.

10. Căn phòng A206.

– Đây là văn phòng của Bộ môn Nghiệp vụ. Phần lớn các thầy cô của Bộ môn nghiệp vụ làm việc hoặc nghỉ giữa giờ ở đây. Các bạn đừng quá lo lắng khi cần gặp giáo viên, gửi bài cho giáo viên hoặc liên hệ với giáo viên ở đây. Tuy nhiên cần hết sức lưu ý:

Các bạn nên gõ cửa và tự động mở vào (Nếu cửa khóa tức là đang họp hoặc không vào được, nên quay lại sau). Sau khi vào thì nên chào các thầy cô (Nên cười một cái! :)). Sau đó hỏi cụ thể bạn muốn gặp thầy cô nào hay gửi bài, lấy bài của thầy cô nào. Xong việc, đừng quên cảm ơn và chào các thầy cô (Không nên gọi anh chị vì đây là môi trường sư phạm).

KHÔNG NÊN, đừng ngoài ghé mắt vào khe cửa nhìn quanh rồi bỏ đi, hay thậm chí mở cửa ló đầu vào rồi dạo mắt quanh một vòng không thấy giáo viên mình cần gặp rồi lẳng lặng bỏ đi.

Lời cuối cùng, hy vọng các bạn sẽ có thêm một chút xíu gì đó khi đọc những chia sẻ này. Chúc các bạn sẽ thực tập tốt và có một báo cáo điểm cao.

Đừng quá lo lắng nhưng cũng đừng quá chủ quan hời hơt. Chuẩn bị cho mình một bộ đồ mới, đẹp và tự tin nhất để đến với thực tế.

Hãy tập hoàn hảo cho những thứ nhỏ nhất trước khi làm tốt những thứ lớn hơn🙂